Adivinar el futuro para acertar con tu estrategia de negocio es casi imposible, salvo que tengas poderes como la precognición.
Sin embargo, sí está a tu alcance simular los diferentes ‘futuros’ que podrían darse. Y eso marca la diferencia entre las pymes. Están los que imaginan posibles escenarios y los que solo confían en su propia visión del futuro.
El futuro de la empresa no solo son presupuestos.
La mayoría de las empresas que hacen previsiones se limitan a realizar cálculos presupuestarios, es decir, previsiones económicas y financieras. Y no todas lo hacen.
Muchas utilizan la plantilla presupuestaria del año anterior para estimar las cifras del siguiente ejercicio. Partiendo de una estimación de las ventas previstas -en función de las altas y bajas de clientes esperadas- se va bajando en la cuenta de resultados imputando los costes directos e indirectos -aplicando las variaciones de precios- hasta llegar al beneficio antes de impuestos.
Para calcular el balance previsto también se suele partir del balance del año anterior. Se modifican las partidas de inversiones previstas, préstamos y otros pasivos y se cuadra el balance previsional.
Otras empresas preguntan a los departamentos por sus previsiones de ingresos y gastos, así como por las inversiones y necesidades de financiación. El resultado es el mismo, un cuadro contable de cierre del próximo siguiente.
Con esto muchas empresas ya han cumplido. Sin embargo, queda lo más importante.
⇒ ¿Cómo será el comportamiento del mercado en el próximo ejercicio?
⇒ ¿Cómo actuarán los competidores? ¿Serán los mismos?
⇒ ¿Qué impacto tendrán los precios, la fiscalidad o la normativa legal?
⇒ ¿Cómo variarán los gustos de los consumidores?
⇒ ¿Qué innovaciones son esperables?
⇒ ¿Cómo afectará la tecnología a mi sector?
…
Como ves, son muchas preguntas, y todas relevantes. No es posible tener cierta seguridad de cómo será el futuro para tu organización si no sabes, al menos, las tendencias de lo que pasa a tu alrededor.
Y en cuanto a tus propias actuaciones… ¿Sabes realmente el impacto que tendrán en tu organización? No te estoy pidiendo un ejercicio de adivinación, sino de la plasmación de los diferentes escenarios a los que te puedes enfrentar según tus actuaciones tengan mayor o menor efecto del que esperas.
En definitiva, lo que tendrás que hacer es crear las posibles situaciones finales que van a producirse, anticipar posibles futuros y estar preparado para ello.
Creación de escenarios de negocio: visualizar, anticipar y estar preparado.
En la conocida serie de televisión Bright Minds -que por cierto te la recomiendo- la colaboradora de la policía francesa Astrid Nielsen, que tiene el síndrome del espectro autista, decía que hay dos tipos de imprevistos: los previsibles y los imprevisibles.
Para una persona autista, anticiparse a los imprevistos es clave para su estabilidad emocional. Por esta razón, Astrid denominaba “imprevistos previsibles” a los acontecimientos que era razonable pensar que podían suceder. Eso le generaba seguridad en sí misma y una disminución de su estrés emocional.
En nuestro día a día, quien más y quien menos, necesitamos también cierto grado de previsibilidad. Las incertidumbres, a pesar de que pueden reconvertirse en oportunidades, como señala Andrés Pascual en su libro Incertidumbre Positiva, nos generan malestar e inquietud.
En el mundo empresarial pasa lo mismo. Los directivos prefieren entornos conocidos y estables que la volatilidad y el cambio continuo. Pero la realidad es la que es. Y el mundo es cambiante, inesperado y sorpresivo, como la COVID-19 nos recordó recientemente.
Y, como es así, solo nos queda la posibilidad de generar los posibles escenarios de negocio que podemos prever -imprevistos previsibles- y anticiparnos a los efectos que estos tendrían en nuestra organización.
La generación de escenarios de negocio es una herramienta estratégica que, si bien no adivina el futuro, acota bastante las posibilidades de su efectiva realidad, que no es poco.
Como planificar diferentes escenarios de negocio.
A la hora de crear los posibles escenarios de futuro hay que partir de la información interna y externa que sea importante para tu negocio y sector.
La información externa, accesible a través de muchas fuentes, nos ofrece una previsión del comportamiento de variables claves que pueden impactar en nuestra empresa. Datos como el crecimiento esperado del sector, estudios sobre hábitos de compra, innovaciones, nuevas empresas competidoras, regulaciones… nos dibujan ya un entorno esperable al menos a corto plazo.
Los datos externos suelen utilizarse en herramientas analíticas como el conocido DAFO o el menos usado, aunque fundamental, CANVAS o lienzo estratégico. Quizás las hayas usado.
Y están los datos internos, que van más allá del efecto de las previsiones de ingresos y gastos de la empresa. Las previsiones internas se refieren más al efecto que pueden tener unas u otras estrategias de negocio, una estrategia de marketing y comunicación u otra, o un plan comercial u otro. Dependiendo de lo que hagamos en cada caso, las consecuencias pueden ser totalmente diferentes.
Existen varias formas de planificar los posibles escenarios, como siempre cada profesional tiene su método. Yo siempre opto por simplificar al máximo el número de variables que operan en los escenarios ya que si estas son muchas se complica el análisis y pierde su funcionalidad.
El esquema de trabajo sería así:
– Se generan al menos tres modelos de escenarios: uno de bajo nivel de impacto, otro moderado y otro alto.
– Se toman como datos fijos los procedentes del entorno. Por ejemplo, un cambio en el consumo impactará positiva o negativamente en la empresa, según el caso.
– Se fijan las variables clave que vamos a utilizar en nuestros diferentes escenarios. Por ejemplo, una campaña de marketing concreta, una estrategia comercial, una alianza estratégica con otra empresa o el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
Para cada variable, se estima su efecto en nuestra organización, tanto en la cuenta de resultados como en la propia estructura interna (por ejemplo, una acción puede requerir más personal o más producción). Este efecto, como he señalado, puede ser bajo, medio o alto (tres escenarios).
Si se considera importante, plasmar cada escenario en un cronograma mes a mes.
Con esta forma de trabajo tendríamos para cada variable (acción realizada por la empresa) tres posibles escenarios, conociendo de antemano los posibles efectos finales de cada actuación.
También es posible combinar dos o más actuaciones y ver su efecto en los tres posibles escenarios. Todo dependerá de si estas actuaciones son interdependientes o autónomas. Si son autónomas no merece la pena combinarlas.
¿Qué ventajas tiene la creación de escenarios de negocio?
La primera y más importante es que nos permite anticipar el efecto final de una actuación concreta.
Si conoces lo que son los gemelos digitales, esto es algo parecido. La creación de gemelos digitales, por ejemplo en la industria, trata de modelos virtuales diseñados para reflejar con precisión un objeto físico. Se realizan cambios en el mismo para conocer su funcionalidad antes de implantarlo en el objeto real.
Los escenarios de negocio también son, en cierta forma, virtuales. Se crean antes de que sucedan. Por eso nos dan información valiosa acerca de nuestras estrategias antes de ponerlas en marcha.
Por lo anterior, reducen incertidumbres y facilitan la toma de decisiones.
Y, en consecuencia, disminuyen los costes.
Además de todo lo anterior, permiten hacer un seguimiento mes a mes de la evolución del negocio comparándolo con nuestros escenarios previstos. También en este caso facilitan la puesta en marcha de acciones correctivas mucho antes de que sea demasiado tarde.
Y, por último, si entra en juego un factor inesperado (externo o interno) es fácil incorporarlo a los escenarios para anticipar el nuevo efecto final que tendrá en nuestras previsiones.
Como ves, todo son beneficios. Cierto que hay que hacer un gran trabajo inicial, pero una vez hecho, tienes un esquema de trabajo y seguimiento fácil de usar y que te facilitará el control de tus acciones de negocio.
Otros imprevistos previsibles: crisis de reputación, siniestros, huelgas…
Hay otros posibles escenarios que son más improbables, aunque pueden darse y de hecho se dan. Recuerdo el reciente caso del incendio de la fábrica de Cascajares. Es una incidencia muy grave que, de un día para otro, ha paralizado la actividad de la empresa. Ante esto, o se tienen planes de contingencia o toca improvisar.
Las grandes empresas tienen un plan de contingencia que precisamente prevé como actuar dependiendo de lo que suceda. Es lo mejor. Así, si se produce lo impensable, se sabe cómo actuar para responder rápido a la incidencia.
En el caso de tu pyme, es una buena medida que no deberías dejar de contemplar. No es tan complicado realizar un plan de contingencias -yo mismo he ayudado a pymes a redactarlo- y facilita mucho la capacidad de actuación de los directivos.
Se trata de contemplar algunos posibles eventos que impactarían de forma grave a tu empresa, como una huelga, un siniestro o una crisis por un mal servicio o producto defectuoso, y dejar por escrito la forma de actuar, en especial de cara a los clientes, colaboradores y sociedad.
En el caso de Cascajares, en quince días ya estaba fabricando varios productos en una nave alquilada y antes de verano de 2023 (solo seis meses desde el incendio) estima que la nueva fábrica esté totalmente operativa. ¿Tendrían un plan de contingencias?
Conclusión: conocer lo posible para anticiparse cuando se hace realidad.
Has podido ver cómo funciona la creación de escenarios de negocio, sus ventajas y sus funcionalidades. La capacidad de esta herramienta para disminuir la incertidumbre y contribuir a una buena toma de decisiones está más que demostrada, como lo refrenda su uso en muchas empresas.
Ahora es el momento de que todas las pymes, también la tuya, puedan beneficiarse de ella.
¿Aceptas el reto de crear escenarios de negocio o prefieres adivinar el futuro?