Todos los presentes estaban acostumbrados a esa clase de reuniones urgentes y eran expertos en convertir lo inesperado y lo desagradable en razonable e inocuo.
La cita es de la novela de P.D. James «La Sala del Crimen», en relación con una reunión de altos cargos del ministerio del interior británico para resolver un nuevo problema crítico que acaba de presentarse. Al leerla, no puedo dejar de pensar en la similitud de la situación con las que a menudo se dan en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, y que eufemísticamente algunos llaman «apagar fuegos», un término que a mí particularmente no me gusta.
Las personas, en general, somos bastante propensas a ver complejidad en situaciones donde en realidad no existe; a convertir las incomodidades y circunstancias inesperadas y desagradables en graves tesituras. Sin embargo, en la inmensa mayoría de las ocasiones nunca lo son. Y, mientras llega el momento de su disipación, perdemos tiempo, consumimos recursos y esfuerzos, a la vez que nuestro ánimo se oscurece.
En las empresas no es diferente; son también personas las que cada día afrontan situaciones sorpresivas. Rara es la jornada en la que no surgen eventos súbitos que ponen en guardia al afectado, iniciando un proceso que suele acabar convirtiéndose en más complejo y enmarañado de lo que es.
En esos momentos es cuando se aprecia lo que significa una buena «gestión del negocio» y aparecen los que convierten lo urgente, grave e inesperado en algo sencillo de analizar y resolver. Las personas que tienen esta capacidad son, sin embargo, raras.
¿Por qué siempre vemos dificultades y casi nunca oportunidades?
La mayoría de nosotros tenemos tendencia a buscar la seguridad de los entornos conocidos, previsibles y estables; nos proporcionan seguridad y tranquilidad. Esto es algo que a mí siempre me ha sorprendido porque, si bien esto es lo que prefiere la gente, luego en realidad siempre buscamos romper con la rutina y encontrar sensaciones o momentos sorpresivos, alejados de nuestra zona de tranquilidad.
Lo que nos pasa es que anhelamos que nuestro trabajo y nuestros proyectos sigan el curso que hemos previsto. Así, cuando surge lo imprevisto, en vez de valorar su importancia o urgencia de manera objetiva, lo magnificamos hasta convertirlo en algo complejo y potencialmente peligroso. A partir de ese momento, si no reconducimos la situación, pasamos de tener un simple inconveniente a enfrentarnos a algo que podría poner en riesgo toda nuestra bien planificada estrategia.
Sí, parece ser que a la vez que nos gusta permanecer en una zona conocida y previsible, También deseamos algo que nos sorprenda y nos saque de la rutina. Pero cuando llega la novedad, llega también el nerviosismo y la preocupación. Olvidamos que somos nosotros los que hacemos complejo y difícil lo que es sencillo e inocuo. Nos gusta ser sorprendidos…siempre que esa sorpresa no ponga en riesgo lo que ya disfrutamos.
El camino hacia la descomplejidad.
El arte de convertir lo complejo, inesperado y desagradable en razonable e inofensivo, como decía la novela, es algo necesario en cualquier organización. Sin esta capacidad, muchas personas pueden verse superadas por los acontecimientos, perder el control de la situación y tomar decisiones equivocadas.
Otra consecuencia es la inacción. Ante algo que nos sobrepasa, dejamos de actuar. Cualquiera de los dos efectos tiene un impacto negativo en la empresa, de ahí la importancia de saber gestionarlos.
Hay algunos consejos que funcionan para reducir la complejidad de algo que no la tiene y reconducirla a su verdadero valor y relevancia.
1️⃣ Hacerse una sencilla pregunta: ¿Qué pasaría en el peor de los casos si esto que acaba se surgir se complica?
Haz una previsión objetiva y realista del impacto en el negocio; descubrirás que es mínimo en la mayoría de las ocasiones.
2️⃣ Elimina el «ruido» alrededor del evento que ha surgido, quédate solo con la esencia; así podrás ver su magnitud real.
3️⃣ Excluye las suposiciones y prejuicios que tengas sobre el evento y los efectos imaginados que pueda tener. Te permitirá ser objetivo.
4️⃣ Rodéate de personas que tengan otros puntos de vista y ten en cuenta sus opiniones. Ofréceles la oportunidad de tomar decisiones contigo. Desde fuera las cosas son más simples que desde dentro.
5️⃣ Enfoca el problema desde diferentes ángulos. Quizás alguno de ellos te desvele su verdadera estructura.
Si has hecho todo lo anterior correctamente, ahora tendrás delante de ti un suceso que sí, es imprevisto e inoportuno, pero es mucho menos complejo y grave de lo que te parecía en un principio. Ahora tienes algo más sencillo que seguramente tenga también una resolución sencilla. Sucede así casi siempre.
Convertir las situaciones inesperadas que parecen inabordables en algo manejable e inocuo debería ser una de las capacidades más importantes de cualquier profesional, no solo de los líderes.
En mi ámbito profesional, las estrategias de marketing y comunicación, es casi una obligación saber lidiar con la complejidad y lo inesperado. No en vano, el comportamiento de las personas como consumidores puede ser lo más aleatorio del mundo; siempre sucede lo que no habías previsto. En esas ocasiones que se dan tan a menudo, discernir entre lo esencial e importante y lo accesorio es fundamental.
Reducir el estrés, quedarte con la esencia de lo que está pasando y ser objetivo forman parte del bagaje de cualquier marketero. No se trata pues de «apagar fuegos», si no de evitar ver fuegos donde solo hay un pequeño destello inofensivo.
Qué difícil, ¿verdad? O no. Probablemente somos nosotros los que lo hacemos así.